Préparer votre organisme
Renseignez l’identité de l’organisme, ses contacts et ses responsables. Préparez vos programmes, modèles et justificatifs de formateurs avant de générer les premiers documents.
Guide de démarrage · mis à jour le 19 octobre 2026
Votre première session,
pas à pas.
Un parcours concret dans la nouvelle interface de Qualio 3.14 : de la demande initiale aux documents, aux espaces utilisateurs et au suivi qualité.
NOUVELLE INTERFACE / PILOTAGE
UNE SAISIE. TOUT UN PARCOURS.
Sept étapes pour garder le fil.
Chaque étape complète le même dossier. Vous contrôlez les informations avant qu’elles alimentent les documents et les espaces concernés.
Partir d’une demande
Enregistrez le prospect ou l’entreprise, puis précisez le besoin, le public et la formation envisagée. Les données du dossier seront réutilisées dans la suite du parcours.
Créer la session
Depuis Sessions, choisissez le programme, renseignez les dates, la durée, le lieu, le commanditaire et le formateur. Le contrôle du dossier signale les informations obligatoires encore manquantes.
Compléter les participants
Ajoutez les apprenants, leurs prérequis et les éventuels besoins d’adaptation. Décidez si un positionnement est nécessaire, puis vérifiez les blocs obligatoires avant confirmation.
Préparer les documents et les espaces
Prévisualisez les documents proposés et contrôlez les dates, destinataires, tarifs et contacts. Les espaces entreprise, apprenant et formateur reprennent les informations qui les concernent.
Suivre la réalisation
Retrouvez les émargements, les documents et la facturation dans les opérations métier. Renseignez les absences, aléas et actions de suivi de façon factuelle.
Exploiter la qualité
Consultez la satisfaction, les réclamations, les tickets et le dossier RNQ. Le tunnel qualité aide à retrouver les éléments ; votre organisme reste responsable de la pertinence des preuves validées.
Avant la formation
Le bon questionnaire.
Les pièces au bon endroit.
Préparez le positionnement de chaque apprenant et retrouvez les réponses dans son dossier.
Trois modes de positionnement
Décidez Oui ou Non à la création de la session. Si le positionnement est requis, choisissez le formulaire standard, le dépôt d’un questionnaire déjà rempli ou une auto-évaluation générée depuis le programme, à relire et ajuster.
Des rappels toutes les 48 heures
Le premier rappel intervient 48 heures après le démarrage du suivi, puis se renouvelle jusqu’à transmission validée. Annulation, suspension manuelle ou adresse en erreur peuvent arrêter ou bloquer le cycle. Les envois nécessitent une messagerie configurée.
Des annexes avec des accès ciblés
Classez les pièces complémentaires par catégorie, pour la session ou pour un apprenant. L’administration et les formateurs habilités y accèdent dans leur périmètre. L’apprenant voit les pièces générales et les siennes ; l’entreprise n’accède pas à cette bibliothèque interne.
Besoin d’un autre questionnaire ? Proposez un formulaire en ligne ou un fichier à déposer dans Mes questionnaires. Fonctions décrites dans la documentation produit v1.1 et vérifiées dans le guide mis à jour le 19 octobre 2026.
EXEMPLE CONCRET
Une formation courte en entreprise.
Une entreprise fictive inscrit un groupe à une session de prévention. Le gestionnaire crée le dossier, vérifie le programme et ajoute les participants. Les informations alimentent les documents. Le formateur renseigne le suivi ; l’organisme exploite ensuite les retours et clôture son dossier.
À vérifier pendant la démonstration : vos documents usuels, les rôles de votre équipe et l’adéquation du parcours avec votre organisation.
4 FORMULES · DE 39 À 109 € HT / MOIS
Le forfait suit la taille de votre équipe.
Essentiel, Médium et Expert se distinguent par le nombre de formateurs. Sérénité reprend Expert et ajoute l’accompagnement annuel.
Essentiel
39 €HT / mois
1 formateur
Le parcours complet, de la demande à la facture, avec le module entreprise.
Médium
69 €HT / mois
2 à 5 formateurs
Tout Essentiel, avec la coordination d’une petite équipe pédagogique.
Expert
89 €HT / mois
Formateurs illimités
Tout Médium, pour l’organisme qui grandit ou gère davantage de sessions.
Sérénité
Audit inclus109 €HT / mois
Expert + 3 h par an
Audit ou préparation à l’audit, avec un engagement de 18 mois.
Sérénité : les 3 heures d’audit ou de préparation à l’audit sont réalisées chaque année par une personne qui n’auditera pas ensuite l’organisme pour un certificateur.
TRANSCRIPTION DE LA VIDÉO
Le parcours en quelques lignes.
Qualio 3.14 réunit le pilotage des formations dans un même environnement. Le tableau de bord permet de retrouver les sessions et les tâches à traiter. Depuis le dossier, les données sont réutilisées pour préparer les documents. Les parcours longs disposent d’un suivi pédagogique : modules, cahier de texte et évaluations. Les questionnaires et tickets aident à suivre les améliorations. L’organisme reste responsable des informations et des preuves qu’il valide. Découvrez le CRM pour votre activité hors CFA, avec quatre formules de 39 à 109 euros hors taxes par mois.
Version du guide : 19 octobre 2026. Pour une question précise : contact@qualio314.fr.